Acoca Notaires

Privacy Policy

Last updated: October 23, 2026

Acoca Notaires (“we”, “our”, the “firm”) is a notarial firm located at 700 Sainte-Croix Avenue, Montreal (Saint-Laurent), Quebec, H4L 3Y3. As notaries, we are members of the Chambre des notaires du Québec and are bound by professional secrecy. This policy explains, in simple and clear terms, how we collect, use, communicate, keep and destroy your personal information, in accordance with the Act respecting the protection of personal information in the private sector (CQLR, c. P-39.1), the Notaries Act (CQLR, c. N-3), the Professional Code and the Code of ethics of notaries.

1. Professional secrecy

Everything you confide to our notaries, and all information we obtain while handling your file, is protected by professional secrecy, a right guaranteed by section 9 of the Charter of human rights and freedoms. Our notaries, paralegals and staff may not disclose this information unless you authorize it or the law requires or expressly permits it. Professional secrecy applies in addition to the protections described in this policy.

2. Information we collect

We collect only the information necessary to provide the services you request. Depending on your file, this may include:

Identity and contact information: name, address, telephone number, email address, date of birth, marital and family status;
Identity verification information, such as a copy of government-issued identification, as required by the rules of the Chambre des notaires du Québec;
Information related to your file: property and title information, mortgage and financing details, family and estate information, information about your company and shareholders, and financial information needed to complete a transaction;
Information about third parties that you provide to us (for example, heirs, mandataries, co-owners or other parties to a deed);
Information you send us through our website or by email, such as the content of a consultation request.

3. How we collect it

We collect personal information directly from you, during meetings, by telephone, by email or through documents you provide. With your consent or as permitted by law, we may also obtain information from public registers (such as the Land Register of Québec or the enterprise register), from financial institutions, real estate brokers, other professionals involved in your file, or from the other parties to a transaction.

Our website. The consultation request form on our website does not store your information: it opens your own email application with your request filled in, and you choose whether to send it to info@acocanotaires.com. Our website does not use analytics or advertising cookies. To display the site, it loads fonts from third-party providers (Google Fonts and Fontshare) and an embedded Google map on the contact section; these providers may receive technical information such as your IP address, and Google may set its own cookies when the map is displayed, under its own privacy policy.

4. Why we use your information

To verify your identity and capacity, and to open and manage your file;
To advise you and to draft, receive, sign and publish notarial acts and other legal documents;
To carry out transactions, including holding and disbursing funds in trust;
To register or publish rights and documents in the appropriate registers;
To communicate with you, schedule appointments and answer your requests;
To meet our legal, professional, accounting and tax obligations.

We use your information only for the purposes for which it was collected, unless you consent to another use or the law permits it.

5. Consent

We obtain your consent before collecting, using or communicating your personal information, except where the law allows otherwise. Consent for sensitive information (such as financial, health or family information) is obtained expressly. You may withdraw your consent at any time, subject to legal and professional obligations; withdrawing consent may prevent us from continuing to act in your file.

6. Who we share it with

We communicate personal information only when necessary for your file, with your consent or as permitted or required by law, including to:

Public registers, such as the Land Register of Québec, the Register of personal and movable real rights (RDPRM), the enterprise register (Registraire des entreprises) and the Registers of testamentary dispositions and mandates of the Chambre des notaires du Québec;
Financial institutions, real estate brokers, other notaries, lawyers or professionals, and the other parties involved in your transaction;
Government authorities, courts and the Chambre des notaires du Québec when the law requires it (for example, in the context of a professional inspection);
Service providers who support our operations (for example, information technology, secure electronic signature and document management), under written agreements that require them to protect your information and use it only for the services they provide to us.

Some of our service providers may store information outside Québec. Before communicating personal information outside Québec, we assess the privacy-related factors required by law and ensure the information will receive adequate protection.

7. Retention and destruction

Notarial acts en minute are permanent records: they are kept in the notary’s greffe in accordance with the Notaries Act and the regulations of the Chambre des notaires du Québec, and are not destroyed. Other information in your file is kept for the period required by our professional, legal and tax obligations. When it is no longer needed, it is securely destroyed or anonymized.

8. Security

We take physical, technological and administrative measures appropriate to the sensitivity of the information, including restricted access to files, secure storage of documents, access controls on our systems, and confidentiality undertakings and training for all members of our team.

9. Your rights

Subject to the law and to professional secrecy, you have the right to:

Access the personal information we hold about you and obtain a copy;
Have inaccurate, incomplete or equivocal information corrected;
Withdraw your consent to the use or communication of your information;
Ask that we stop disseminating your information or de-index any hyperlink attached to your name, in the cases provided by law;
Receive computerized personal information you provided to us in a structured, commonly used technological format.

To exercise these rights, send a written request to the person in charge of the protection of personal information (see section 12). We will respond within 30 days of receiving your request. We may need to verify your identity before responding.

10. Confidentiality incidents

If we believe a confidentiality incident involving your personal information has occurred, we take reasonable measures to reduce the risk of injury and prevent new incidents. If the incident presents a risk of serious injury, we promptly notify the Commission d’accès à l’information and the persons concerned. We keep a register of all confidentiality incidents.

11. Questions and complaints

If you have a question or a complaint about how we handle your personal information, please contact our person in charge of the protection of personal information in writing. We will acknowledge your complaint, review it and respond in writing within 30 days. If you are not satisfied with our response, you may contact the Commission d’accès à l’information du Québec. For concerns about a notary’s professional conduct, you may contact the office of the syndic of the Chambre des notaires du Québec.

12. Person in charge of the protection of personal information

Person in charge of the protection of personal information

Acoca Notaires

700 Sainte-Croix Avenue, Montreal (Saint-Laurent), Quebec, H4L 3Y3.

Email: info@acocanotaires.com

Phone: (514) 748-6539

13. Changes to this policy

We may update this policy to reflect changes in the law or in our practices. The updated version will be posted on this page with its date of last update.

Acoca Notaires

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 23 octobre 2026

Acoca Notaires (« nous », « notre », l’« étude ») est une étude de notaires située au 700 Avenue Sainte-Croix, Montréal (Saint-Laurent), Québec, H4L 3Y3. À titre de notaires, nous sommes membres de la Chambre des notaires du Québec et sommes tenus au secret professionnel. La présente politique explique, en termes simples et clairs, comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et détruisons vos renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), à la Loi sur le notariat (RLRQ, c. N-3), au Code des professions et au Code de déontologie des notaires.

1. Secret professionnel

Tout ce que vous confiez à nos notaires, ainsi que tous les renseignements obtenus dans le cadre du traitement de votre dossier, est protégé par le secret professionnel, un droit garanti par l’article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne. Nos notaires, parajuristes et membres du personnel ne peuvent divulguer ces renseignements que si vous l’autorisez ou si la loi l’exige ou le permet expressément. Le secret professionnel s’ajoute aux protections décrites dans la présente politique.

2. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à la prestation des services que vous demandez. Selon votre dossier, il peut s’agir :

de renseignements d’identité et de coordonnées : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance, état civil et situation familiale;
de renseignements servant à vérifier votre identité, comme une copie d’une pièce d’identité émise par un gouvernement, conformément aux règles de la Chambre des notaires du Québec;
de renseignements liés à votre dossier : renseignements sur l’immeuble et les titres, détails hypothécaires et de financement, renseignements familiaux et successoraux, renseignements sur votre société et ses actionnaires, et renseignements financiers nécessaires pour conclure une transaction;
de renseignements sur des tiers que vous nous fournissez (par exemple des héritiers, des mandataires, des copropriétaires ou d’autres parties à un acte);
de renseignements que vous nous transmettez par notre site Web ou par courriel, comme le contenu d’une demande de consultation.

3. Comment nous les recueillons

Nous recueillons les renseignements personnels directement auprès de vous, lors de rencontres, par téléphone, par courriel ou au moyen des documents que vous nous remettez. Avec votre consentement ou lorsque la loi le permet, nous pouvons aussi obtenir des renseignements auprès de registres publics (comme le Registre foncier du Québec ou le registre des entreprises), d’institutions financières, de courtiers immobiliers, d’autres professionnels qui interviennent dans votre dossier ou des autres parties à une transaction.

Notre site Web. Le formulaire de demande de consultation de notre site ne conserve pas vos renseignements : il ouvre votre propre application de courriel avec votre demande déjà remplie, et vous choisissez de l’envoyer ou non à info@acocanotaires.com. Notre site n’utilise aucun témoin (cookie) d’analyse ou de publicité. Pour afficher le site, il charge des polices de caractères de fournisseurs tiers (Google Fonts et Fontshare) ainsi qu’une carte Google intégrée dans la section contact; ces fournisseurs peuvent recevoir des renseignements techniques comme votre adresse IP, et Google peut déposer ses propres témoins lorsque la carte s’affiche, selon sa propre politique de confidentialité.

4. Pourquoi nous utilisons vos renseignements

Pour vérifier votre identité et votre capacité, et pour ouvrir et gérer votre dossier;
Pour vous conseiller et pour rédiger, recevoir, signer et publier des actes notariés et d’autres documents juridiques;
Pour conclure des transactions, y compris détenir et débourser des sommes en fidéicommis;
Pour inscrire ou publier des droits et des documents dans les registres appropriés;
Pour communiquer avec vous, fixer des rendez-vous et répondre à vos demandes;
Pour respecter nos obligations légales, professionnelles, comptables et fiscales.

Nous utilisons vos renseignements uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à une autre utilisation ou que la loi ne le permette.

5. Consentement

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels, sauf lorsque la loi le permet autrement. Le consentement visant des renseignements sensibles (comme des renseignements financiers, médicaux ou familiaux) est obtenu de façon expresse. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de nos obligations légales et professionnelles; ce retrait peut nous empêcher de continuer à agir dans votre dossier.

6. À qui nous les communiquons

Nous communiquons des renseignements personnels seulement lorsque c’est nécessaire pour votre dossier, avec votre consentement ou lorsque la loi le permet ou l’exige, notamment :

aux registres publics, comme le Registre foncier du Québec, le Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM), le Registraire des entreprises et les Registres des dispositions testamentaires et des mandats de la Chambre des notaires du Québec;
aux institutions financières, aux courtiers immobiliers, à d’autres notaires, avocats ou professionnels et aux autres parties à votre transaction;
aux autorités gouvernementales, aux tribunaux et à la Chambre des notaires du Québec lorsque la loi l’exige (par exemple dans le cadre d’une inspection professionnelle);
aux fournisseurs de services qui soutiennent nos activités (par exemple en technologies de l’information, en signature électronique sécurisée et en gestion documentaire), en vertu d’ententes écrites qui les obligent à protéger vos renseignements et à ne les utiliser que pour les services qu’ils nous rendent.

Certains de nos fournisseurs peuvent conserver des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée exigés par la loi et nous nous assurons que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate.

7. Conservation et destruction

Les actes notariés en minute sont des documents permanents : ils sont conservés au greffe du notaire conformément à la Loi sur le notariat et aux règlements de la Chambre des notaires du Québec, et ne sont pas détruits. Les autres renseignements de votre dossier sont conservés pendant la durée requise par nos obligations professionnelles, légales et fiscales. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

8. Sécurité

Nous prenons des mesures physiques, technologiques et administratives adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment un accès restreint aux dossiers, l’entreposage sécuritaire des documents, des contrôles d’accès à nos systèmes ainsi que des engagements de confidentialité et de la formation pour tous les membres de notre équipe.

9. Vos droits

Sous réserve de la loi et du secret professionnel, vous avez le droit :

d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et d’en obtenir une copie;
de faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
de retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements;
de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom, dans les cas prévus par la loi;
de recevoir les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer ces droits, transmettez une demande écrite à la personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir la section 12). Nous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant d’y donner suite.

10. Incidents de confidentialité

Si nous avons des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant vos renseignements personnels s’est produit, nous prenons des mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter que de nouveaux incidents se produisent. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons promptement la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité.

11. Questions et plaintes

Si vous avez une question ou une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels, veuillez communiquer par écrit avec notre personne responsable de la protection des renseignements personnels. Nous accuserons réception de votre plainte, l’examinerons et vous répondrons par écrit dans les 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec. Pour toute préoccupation concernant la conduite professionnelle d’un notaire, vous pouvez communiquer avec le bureau du syndic de la Chambre des notaires du Québec.

12. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Acoca Notaires

700 Avenue Sainte-Croix, Montréal (Saint-Laurent), Québec, H4L 3Y3.

Courriel : info@acocanotaires.com

Téléphone : (514) 748-6539

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour tenir compte de changements législatifs ou de nos pratiques. La version à jour sera publiée sur cette page avec sa date de dernière mise à jour.